EPISODIO 32. LA FIESTA DEL VUELO DE LA COMETA

 La emoción, el entusiasmo y el buen humor, junto con la claridad en los planes, iban a ser los ingredientes esenciales para que todos en CAMPIÑA  FRESCA comprendieran este nuevo proceso, apropiándoselo y construyéndolo juntos.

Andrés les explica el nuevo proyecto y les cuenta tres fábulas inspiradoras. 


Por Christian Betancur Botero 

Todas las personas en CAMPIÑA FRESCA sabían que algo grande e importante estaba llegando, gracias a los Talleres del Cometa y la Cometa que habían realizado acompañados por Andrés durante estos meses. La expectativa sobre qué sería finalmente ese “algo” venía creciendo.

–¿Qué se estará cocinando allá? Nunca habíamos visto tantas reuniones de todos los gerentes con gente de afuera –comentaban algunos.

Por eso, se acordó que los nuevos planes se anunciarían en la Fiesta del vuelo de la Cometa, a la que asistirían todos, por turnos. No solo se buscaba claridad, sino también emoción, entusiasmo, alegría y compromiso, para garantizar el éxito del proyecto. Y así se hizo.

Comienza la Fiesta de la Cometa.

¿Los invitados?: todas las personas de todas las áreas de CAMPIÑA FRESCA.

La emoción, el entusiasmo y el buen humor, junto con la claridad en los planes, iban a ser los ingredientes esenciales para que todos comprendieran este nuevo proceso, apropiándoselo y construyéndolo juntos.

Los que venían de otras tiendas o habían pasado por la zona exterior, pudieron observar en el estacionamiento del supermercado diez globos sujetados por cuerdas que intentaban inútilmente desprenderse del piso para alcanzar a las cinco cometas de variados colores que volaban alto mientras desplegaban sus coloridas colas serpenteantes.

Ya dentro  del salón iba a empezar la Fiesta del Vuelo de la Cometa (el nombre invitaba a divertirse para aprender, volar y actuar como Halcones). 

Mauricio, Andrés, Cristina, Gloria y Selene, acompañados por Salom, les presentaron la nueva visión del servicio y las primeras guías para el plan de acción. Del techo colgaban globos de colores, guirnaldas y banderines. Entre estos se destacaba una cometa de papel con la imagen de un halcón. Cerca de ella, una gran foto del cometa que en esas semanas viajaba por nuestro sistema planetario hacia el sol.


A su lado se leía en grandes letras la frase que ya muchos habían escuchado como un presagio y que ahora se empezaba a hacer realidad:


Mauricio les dio la bienvenida, los invitó a escuchar el importante anuncio, y los animó a apoyar con entusiasmo y dedicación, cada uno en sus tareas diarias, los nuevos planes para el crecimiento de CAMPIÑA FRESCA en beneficio de los clientes, y también de todos en la empresa, de sus proveedores y del país y el mundo.

En seguida invitó a hablar a Andrés, quien los saludó con entusiasmo, y pidió un aplauso para todos por aceptar su invitación a la fiesta y también, anticipadamente, por los grandes logros que les esperaban. Todos aplaudieron, mostrando gran expectativa.

Entonces les contó que durante los meses recientes el Equipo Halcón había trabajado intensamente, con la ayuda de Salom, para revisar la empresa y su entorno y conocer mejor a los clientes desde diferentes puntos de vista. Este trabajo les sirvió de guía para fijar el nuevo rumbo de CAMPIÑA FRESCA, que finalmente fue aprobado por la presidencia y la junta directiva y que ahora se les presentaba en busca de su acogida y apoyo.

Antes de compartirles esa nueva visión de la empresa, les narró algunas fábulas que les ayudarían a comprender su importancia:

¿Tarea rutinaria o visión inspiradora?: tres fábulas nos muestran la clave 

PARA EMPEZAR, LES RECORDÓ LA HISTORIA que ya les había presentado en los primeros talleres: se trataba del Halcón, que animó a esforzarse y dar lo mejor a sus amigos Chimpancé y Marmota al comenzar la carrera. Pero el primero se alejó en busca de un falso premio (la supuesta olla con oro en la raíz del arco iris... que solo era un vidrio roto que brillaba por el sol) y el segundo se rindió ante la dificultad (una caída dolorosa que sufrió junto con Halcón). Solo este persistió, a pesar del dolor, y fue el triunfador.

Les hizo ver que las Marmotas ni planean ni actúan, los Chimpancés actúan sin planear, pero el Halcón, guiado por una visión inspiradora, investiga, observa, planea y actúa. También les habló de la Liebre, que planea cuidadosamente pero su ejecución es muy pobre o nula, como en la carrera contra la tortuga, cuando, por confiar demasiado en su plan de correr más rápido, se quedó dormida, según la fábula de Esopo.

Todos se sentían inspirados por estos mensajes. Andrés los animó a comentar y discutir ejemplos de comportamientos de cada uno de los personajes dentro de CAMPIÑA FRESCA. Aquí y allá los participantes se animaban a compartir pequeñas historias. Fue una experiencia divertida y aleccionadora para todos.

Luego los invitó a escuchar otra fábula:

–Imaginemos ahora al capitán de un buque oceanográfico que investiga la calidad del agua, la fauna y la flora marina entre Puerto Rico y la isla de Guadalupe. Cuando da por terminada la faena, ordena levar anclas y encender motores. El piloto le pregunta qué rumbo debe fijar, y el capitán le responde: “el rumbo no importa, solo iniciemos la marcha”. ¿A dónde creen ustedes que puede llegar este buque?

–Seguramente a ningún puerto y acabarán perdidos en el mar –respondieron. 

–Tienen razón: cuando no tenemos claro a dónde vamos, iremos dando tumbos sin sentido. Por eso, necesitamos una visión que nos guíe. 

Ahora, les narraré una nueva fábula que nos ayudará a comprender mejor este punto:

Un caminante les preguntó a los albañiles de una construcción:

–¿Qué hacen? 

Uno de ellos le respondió: “Pegamos ladrillos. Empezamos en la mañana, y terminamos a las cinco de la tarde. Así ganamos nuestro salario”. 

–¿Cómo y dónde los pegan? ¿Qué edificio están construyendo?– les preguntó el caminante. Los albañiles se miraron desconcertados, y uno de ellos respondió.

–No lo sabemos. Cada mañana un ayudante del arquitecto nos indica dónde comenzar y qué hacer durante el día. Y en la tarde el arquitecto revisa el trabajo, y nos dice qué parte quedó bien y cuál debemos repetir.

“Estos albañiles no se sienten muy orgullosos de lo que hacen ni muy seguros de cómo hacerlo”, pensó el caminante.

Entonces siguió andando, y encontró otra construcción. Preguntó lo mismo a los albañiles, y esta fue su respuesta: 

–Pegamos ladrillos en hiladas rectas, según estos planos. Utilizamos la regla, el nivel y la plomada para asegurarnos de que todo quede bien. Si encontramos un ladrillo defectuoso, lo desechamos.

–Además de esto, preparamos el pegamento mezclando el cemento, la arena bien cernida y el agua en las proporciones adecuadas –explicó su compañero. –Así, el resultado final será un edificio con muchas viviendas.

“Bien, estos albañiles conocen su trabajo y se preocupan de que quede bien hecho, pero no parecen muy entusiasmados ni comprometidos”.

Finalmente, encontró otra construcción e hizo la misma pregunta a los albañiles. Uno de ellos le contestó entusiasmado, mientras los demás aprobaban lo que este decía: 

–Estamos trabajando en la construcción de una gran catedral, que se inaugurará dentro de dos años. Los peregrinos vendrán desde lejos a elevar su espíritu hacia Dios. Los más grandes predicadores les hablarán.

–Los mejores coros de todo el país y del mundo cantarán en este templo, y toda la región recibirá las bendiciones de Dios  –añadió otro albañil. 

–Nos sentimos orgullosos de nuestra labor y por eso ponemos un gran cuidado en todo lo que hacemos. Realmente, amamos mucho este trabajo. 

“¡He aquí un excelente equipo de trabajo apoyado por un líder que vive su misión y tiene una clara visión de lo que esperan lograr todos!” se dijo el caminante. 

Así pues, todo estaba listo para que Andrés les anunciara la  nueva visión del servicio en CAMPIÑA  FRESCA. Él aún se preguntaba cómo la iban a acoger y con cuánto entusiasmo, claridad y compromiso la apoyarían.

EPISODIO 31. CÓMO SUPERAR LOS OCHO OBSTÁCULOS PARA EL CAMBIO

El Equipo sigue ahora la advertencia del Vendedor Halcón: “He comprendido que los planes sin acción son sueños, y las acciones sin plan son pesadillas”. 

Con Salom revisan los tres obstáculos que ya han superado con tanta pericia y analizan los otros cinco que tienen ahora por delante para lograr el cambio.


En la siguiente reunión, el Equipo Halcón recibió la visita de Mauricio, quien los felicitó de nuevo por la propuesta de la visión diseñada con tanto esmero, que señalaba los nuevos objetivos y retos para CAMPIÑA FRESCA.

–No dudamos que el camino propuesto nos traerá excelentes resultados –les dijo. Entonces le pidió a Salom que continuara.

Mientras bebía su café, este les habló así:

Ahora estamos ante el gran desafío de convertir en realidad nuestros planes tan cuidadosamente diseñados. Como dice el vendedor Halcón, “He comprendido que los planes sin acción son sueños, y las acciones sin plan son pesadillas”. 


Luego les señaló lo siguiente:

Ya tenemos el diseño y los planos para construir una gran catedral, y el material para lograrlo (como nos dirá Andrés más tarde, cuando llegue la Fiesta del Vuelo de la Cometa). Ha sido un brillante trabajo de diagnóstico y creación de todos ustedes.

Y añadió:

Estamos ahora ante el gran compromiso de guiar, motivar y estimular a todos, en todas las áreas y niveles, para que este sueño se vuelva realidad. ¿Qué sigue ahora? les preguntó Salom a todos.

Fue Andrés quien interrogó a Salom a nombre del Equipo Halcón:

–Sabemos que sin tu guía sabia nada habríamos logrado hasta ahora. Pero aún nos falta avanzar en la tarea de hacer realidad esta visión. ¿Cómo podemos hacerlo?

Andrés y los demás sentían que el reto que ahora se les presentaba era casi descomunal.

Los ocho obstáculos para el cambio

Para responderle, Salom les señaló los ocho obstáculos para una transformación exitosa, según John Kotter. 

Comenzó por mostrarles dos nuevas GUÍAS CLAVE:


–Afortunadamente, gracias al trabajo dedicado del Equipo Halcón, con el apoyo de Mauricio y de la Junta Directiva, ya
CAMPIÑA FRESCA va superando con gran pericia estos tres primeros obstáculos. Pero tenemos ahora  por delante otros cinco –les advirtió–, y debemos trabajar con dedicación para evitar que hagan fracasar nuestros planes. Son estos:

Sin estos ocho pasos, solo lograremos aquel servicio maquillado y superficial, que en pocas semanas acaba por diluirse y desaparecer, dejándonos con una triste sensación de desaliento, fracaso y frustración.

Andrés escuchó con cuidado, reflexionando sobre cada uno de los puntos. El camino no era fácil, pero sí era claro. Observó por un momento a Mauricio y a los miembros del Equipo Halcón. Las expresiones de cada uno revelaban su compromiso.

¿Por donde empezar? Salom les señaló que la parte más difícil del cambio no son las estructuras, las operaciones o la tecnología, sino la cultura: las creencias, actitudes y comportamiento de las personas. Tenemos que conectarnos con las emociones de cada persona, con sus sueños, sus temores, sus vivencias.    

–Para comenzar a superar estos cinco obstáculos –les dijo Salom– nuestro primer paso será comunicar la nueva visión a toda la empresa, y animarlos a transformar sus mentes, sus corazones (emociones) y su labor diaria para apoyarla. Esta nueva visión debe estar presente de forma clara, creíble y muy motivadora, no solo en las comunicaciones internas, sino también en cada charla de todos los jefes, en cada correo y memorando, en cada reunión... y sobre todo, en cada decisión estratégica, táctica u operativa, pequeña o grande, y en cada área y sección de CAMPIÑA FRESCA.

Luego les recordó:

–Ante un problema o situación, es mejor no anunciar la decisión o la solución de cada uno de ustedes como jefe, sino preguntar qué creen que se debe hacer, y luego mostrarles cómo la visión, o bien corrobora lo que sugieren, o nos lleva a cambiarlo.

–¡El método socrático, aprender desde la realidad misma! –exclamó Selene, entusiasmada.

–Así es, Selene –le agradeció Salom con su guiño y su pulgar hacia arriba– Y como ven, en todo este proceso hemos seguido ese método desde nuestra primera reunión. Son muchas más las preguntas mías y la invitación a reflexionar que las afirmaciones.

El Equipo Halcón estuvo de acuerdo. Salom los invitó:

Además, debemos comportarnos siempre según la visión, ante los clientes externos, lo mismo que ante los empleados o los proveedores, o cualquier otro aliado. Eso es predicar con el ejemplo.

 Entonces les dijo a Gloria y a Selene:

Por otro lado, debemos revisar los manuales de funciones y los procedimientos para seleccionar a las personas, para entrenarlas y para evaluar su desempeño: es esencial que todos ellos reflejen la visión y propongan, enseñen y se orienten a medir las actitudes y las tareas que buscan alcanzar esa visión. Solo así, además del ejemplo diario, lograremos afianzar la visión en la cultura. Es un trabajo de todos los días.

Ellas se mostraron de acuerdo y le agradecieron, pues estas sugerencias les señalaban claramente el camino.

Finalmente, Mauricio se comprometió a seguir apoyando a Andrés, a Salom y al Equipo Halcón en los pasos  que veníanY así concluyó esta reunión. 

Al terminar, Andrés y otros miembros se repartieron las tareas para comenzar a preparar la gran Fiesta del vuelo de la Cometa. La gran pregunta era: ¿qué apoyo  recibirán los nuevos anuncios sobre la visión del servicio?

EPISODIO 29. Y AHORA, ¿CÓMO FORMULAR Y COMUNICAR LA NUEVA VISIÓN PARA EL SERVICIO DE HALCÓN?

Salom entonces les señaló:

–Uno de mis autores preferidos acerca de la formulación efectiva de la visión y de la transformación de las organizaciones es John Kotter. Veamos esta nueva GUÍA CLAVE y lo que él enseña a las empresas que buscan un cambio importante en su camino y sus estrategias: 


Luego les recordó que todas las ideas que hasta ahora tenían debían apuntar a planes sensatos y a metas mensurables y concretas. “El Halcón logra lo grande con pasos pequeños y persistentes, pero bien planeados”, los exhortó.


Con todo lo anterior en mente, tras una mañana de trabajo, acompañados por Salom, revisaron, ajustaron, retocaron, disfrutaron... hasta aprobar la formulación. La llamaron:

La nueva visión para el servicio de Halcón en CAMPIÑA FRESCA

Así empezaba este documento:

CAMPIÑA FRESCA es NUESTRO SEGUNDO HOGAR, donde todos disfrutamos sirviendo como Halcones, con entusiasmo, amor y dedicación a nuestros clientes. Somos sus anfitriones y siempre les damos la bienvenida a nuestros cómodos, eficientes y agradables supermercados, bien iluminados, espaciosos y acogedores.

Atendemos y aun anticipamos sus necesidades, deseos y requerimientos, satisfaciéndolos eficazmente, tanto en nuestros sitios de venta como por medio de los canales no presenciales y garantizamos que la experiencia de cada cliente que nos visita sea gratamente memorable.  

Así ganamos su lealtad y apoyo, y por eso ellos con gusto nos recomiendan a otros. Esta es nuestra MISIÓN o razón de ser y es la que garantiza nuestra solidez y nuestro crecimiento. ¿Cómo la viviremos?”

El documento explicaba luego el OBJETIVO que, gracias a una comunicación humana mucho más empática y eficiente, apoyada en la tecnología de manejo de los datos además de la calidad de sus tiendas, de su surtido y sus exhibiciones, esperaba alcanzar CAMPIÑA FRESCA en las METAS MEDIBLES relacionadas con: el prestigio en todo su entorno, la satisfacción, preferencia y fidelización por parte de sus clientes, el fortalecimiento del patrimonio empresarial y otros logros importantes 

Acordaron que más adelante, durante la FIESTA DEL VUELO DE LA COMETA, Andrés presentaría a toda la empresa el texto completo de la nueva visión para el servicio de Halcón en CAMPIÑA FRESCA, junto con la imagen visual y la propuesta para el tema musical que la acompañarán.

Todos acogieron con entusiasmo estas propuestas. Salom entonces les explicó que, para que se volviera vida y guiara las actitudes y las acciones de cada persona, era necesario, una vez aprobada por la gerencia y la junta directiva, comunicarla en términos claros y simples en todos los mensajes internos y en los programas de capacitación.

–Y, lo más importante: en cada decisión y acción de los líderes debe estar presente esta visión. Siempre que se presenten casos dudosos o difíciles, se deben aprovechar para analizarlos en los talleres y reuniones. Así se demostrará cómo la visión se aplica en la práctica diaria. El ejemplo es el mejor aprendizaje. Además, esta visión se debe condensar en un lema o consigna de pocas palabras, claras y motivadoras para todos.

Quedaba ahora la tarea de comunicar esa visión en forma breve, memorable y motivadora para todos.

 

EPISODIO 30. ¿CÓMO COMUNICAR ESTA VISIÓN PARA GENERAR COMPRENSIÓN Y ENTUSIASMO?

Quedaba pues la tarea de traducir esa visión a ese lema o consigna breve, memorable y motivadora para todos. que se transmitiría por cada uno de los canales de comunicación.  

Tras nuevas sesiones de propuestas y discusión, concluyeron que el mensaje, simple, impactante, contundente, estimulante, que resumía y expresaba la visión, debía ser este, pues hablaba directamente al corazón de todos, y especialmente de los clientes:

La agencia de publicidad se encargaría de crear la imagen visual y la música para esta frase (jingle), suave y grata, que se escuchará en los medios publicitarios, en la página web, en el teléfono, en los altavoces de los supermercados y en todas las reuniones de los equipos, acompañada de afiches, camisetas y botones que lucirá cada empleado.

Todos actuarán sintiendo y viviendo este nuevo espíritu. Serán anfitriones, y sus clientes disfrutarán esa calidez y competencia del servicio en cada interacción. Así, CAMPIÑA FRESCA logrará un mejor y más poderoso reconocimiento.

El apoyo y compromiso de la alta gerencia

Mauricio y la junta directiva, después de escuchar atentamente el informe y la propuesta presentados por Andrés, Salom y algunos miembros del Equipo Halcón, les agradecieron, los felicitaron y se comprometieron a asumir su propia responsabilidad de liderar y animar con sus palabras, sus decisiones y su ejemplo el proceso para transformar el servicio. Le pidieron a Pedro que asignara fondos provisionales para el resto del año y acordaron revisar al cabo de algunos meses los resultados y los logros para fijar el nuevo presupuesto para la Gerencia del Servicio. 

Estaba claro para todos que este importante proyecto no buscaba “maquillar las grietas en la pared” ni se  trataba de “ir y capacitar a esos de allá para que aprendan a servir”. Tras los exitosos diagnósticos y la creación de la nueva visión del servicio, las tareas que la presidencia y el Equipo Halcón tenían ahora por delante, eran indispensables para el éxito de todo el programa.


¿QUÉ SIGUE AHORA?

Con Salom examinarán luego los obstáculos para el cambio efectivo, y cómo superarlos. Algunos de estos obstáculos plantean graves desafíos para el Equipo.

EPISODIO 28. EL EQUIPO HALCÓN ELIGE LA NUEVA VISIÓN PARA CAMPIÑA FRESCA

El Equipo Halcón selecciona la nueva visión para el servicio de Halcón en CAMPIÑA FRESCA. “¡Es una verdadera ventaja que nos diferenciará en la mente de nuestros clientes, si la sabemos desarrollar”, les dice Salom a Gloria y Selene. No se trata de cambiar a las personas, sino de animarlas y motivarlas a dar una mirada nueva a sus objetivos, tareas, métodos...

Al día siguiente se encontraron de nuevo alrededor del delicioso café. Cada uno expresó su opinión sobre la nueva visión. Acordaron que todas las ideas que habían presentado se debían aplicar (“no podemos ser mediocres en nada”), pero su punto focal más importante (“la punta del lápiz sobre la mano”) sería la propuesta de Gloria y Selene: fortalecer grandemente la capacidad de comunicación persona a persona con los clientes, guiada por el conocimiento detallado del perfil individual de cada cliente, gracias a la tecnología bien aplicada y adecuadamente aprovechada y utilizada.


Todos las aplaudieron y ellas sonrieron agradecidas. Salom les guiñó el ojo, mientras levantaba su pulgar, y les dijo:

–¡Ustedes nos invitan a enfocarnos en una verdadera ventaja que nos diferenciará en la mente de nuestros clientes, si la sabemos desarrollar!... porque su ejecución no es algo simple y sencillo (el facilismo y la búsqueda de atajos suelen ser muy malos consejeros). Pero la noticia buena es que sí es posible lograr una diferenciación exitosa, si seguimos paso a paso las guías. Y esta será nuestra nueva Regla Esencial: centrarnos mucho más en nuestra gente y en el conocimiento de los clientes gracias al apoyo eficaz de la tecnología y a una comunicación humana superior. A esto se debe unir la revisión, rediseño y mejora continua de nuestros procesos, nuestro surtido y nuestros puntos de compra y exhibiciones. Y es cierto: ustedes nos han recordado lo que hablamos al principio, cuando Amelia me preguntó si no existía el peligro de que la noticia llegara a nuestros competidores y nos copiaran.

Salom se volvió hacia Amelia, y con un gesto la invitó a hablar. Ella citó la frase:

–“Si nuestros competidores nos alcanzan, sólo encontrarán las cenizas de nuestro campamento: nosotros ya iremos una colina más allá”. Creo que eso nos dijiste.

Andrés observó el brillo de la diadema plateada sobre el cabello de Amelia. Recordó cómo lucía con este mismo adorno sobre el que prendió dos claveles rojos cuando hicieron la foto cerca al planetario hacía algunas semanas. Ya le había prometido mostrarla al Equipo Halcón cuando el Club de Fotografía lo autorizara.  

Salom le agradeció a Amelia con un guiño del ojo, felicitándola porque recordaba muy bien esas palabras. Tras una breve pausa y otro sorbo a su café, continuó:

–Con esta propuesta, Gloria, Selene y todos ustedes están aplicando lo que enseña el autor de “En busca del tiempo perdido”:  

El Equipo Halcón se sintió relajado y reconfortado: comprendían que el reto era conocer mejor a cada cliente para darle un servicio de Halcón, y desarrollar y rediseñar todo el equipo humano, en todas las áreas y niveles.

No se trataba de cambiar a las personas, sino de animarlas y motivarlas a dar una mirada nueva a sus objetivos, tareas, métodos... fortaleciendo y viviendo los valores.

ENTREGA 1. ¿Qué hace tan valioso al libro EL VENDEDOR HALCÓN: sus estrategias?

Bien, amigos lectores. Por fin solucioné los asuntos técnicos más importantes (aún me faltan otros) para presentarles esta nueva etapa de mi...